Quante volte vi sarà capitato di affrontare traduzioni complesse nelle quali hanno lavorato traduttori, revisori e uno o più coordinatori? Bene, allora vi sarete resi conto dei problemi che emergono soprattutto se le persone sono in luoghi diversi o vi è una grossa mole di dati da elaborare in poco tempo. Quando è necessario lavorare in parallelo i mezzi tradizionali, compresa la posta elettronica, non sono più in grado di offrirvi soluzioni ottimali. Ebbene non ci crederete ma con internet è arrivato l’uovo di colombo. La classica idea geniale, efficace ed economica che dà una soluzione a questo problema.
L’ufficio virtuale per chi opera nel settore delle traduzioni
Con soli 15 euro al mese potete attivare un vostro ufficio virtuale su internet attraverso il quale coordinare il vostro team di lavoro. Finalmente avrete un’area comune riservata da condividere con coloro ai quali avrete fornito le coordinate per l’accesso. Da questo momento in poi non avrete più problemi nel lavorare in parallelo. I vantaggi? Basti pensare quando la tipologia del lavoro richiede un notevole coordinamento, le diverse parti del testo da tradurre debbono infatti essere congruenti tra loro: identiche parole o frasi debbono essere tradotte in modo identico su tutto il testo ed analoghi vincoli esistono per la formattazione del testo tradotto. A questo si aggiunga la quantità spesso rilevante dei file che sono trattati, ognuno dei quali, durante il progetto, esiste in diverse versioni (ad esempio: originale, tradotto, rivisto, pronto per la consegna). Ma non è finita. Nel vostro ufficio virtuale avrete la possibilità di mettere a disposizione del vostro team un glossario (che contiene le traduzioni delle parole o frasi caratteristiche del progetto o comunque fonte di possibili dubbi durante la traduzione) e delle specifiche di progetto destinate ai traduttori su come operare per la traduzione e la formattazione dei testi. Pensate inoltre a quanto vi può essere d’aiuto un ufficio virtuale quando è necessario fare una analisi preventiva, infatti molti documenti del progetto (glossario, specifiche, etc.) debbono essere aggiornati, quando non addirittura creati, man mano che il progetto va avanti.
Se finora avete lavorato con l’e-mail vi sarete resi conto che allevia ma non di molto le difficoltà in quanto rapidamente ci si trova con numerosi file sparsi il cui numero può raggiungere le centinaia solo degli originali, di ciascuno dei quali esistono diverse copie, forse non aggiornate, nelle mani dei coordinatori, dei revisori e dei traduttori. Tutto questo rende necessario la creazione di un vero e proprio controllo delle release dei file tradotti e soprattutto del glossario, con le difficoltà ed i costi che una tale scelta comporta; inoltre viene praticamente esclusa la possibilità di cooperare su uno stesso documento, salvo continui “rimpalli” delle diverse versioni del documento da produrre tra i vari collaboratori.
Un gran passo avanti rispetto all’utilizzo delle e-mail è rappresentato dagli spazi di lavoro virtuali su internet: queste applicazioni, spesso fornite in modalità ASP (…) consentono di avere in rete una base dati comune, contenente tutti i dati di progetto (file da tradurre e tradotti nei diversi stadi di lavorazione, glossari, etc.) e spesso anche la cooperazione su uno stesso documento, se non contemporanea, almeno con una gestione degli accessi che evita le sovrapposizioni (quando più persone accedono in modo incontrollato allo stesso documento causando la perdita di alcune delle modifiche).
Come funzionano gli uffici virtuali
Prendiamo ad esempio uno dei più completi che esistono in rete. Si chiama www.easydesk.it e consente di creare un vero e proprio ufficio virtuale con stanze (dove si può parlare sia in testo che in voce), classificatori (dove si possono immagazzinare i dati) ed altri oggetti di comunicazione e condivisione dati (bacheche, forum, posta interna, etc.). È ad esempio possibile creare un ufficio con una stanza per ogni progetto di traduzione (alle quali sono abilitati i soli “addetti ai lavori”) dove risiedono i classificatori, uno per ogni traduttore o revisore, più quelli comuni per tutti gli addetti al progetto, che conterranno i file comuni di progetto, una bacheca infine consente al capo progetto di diffondere informazioni e documenti agli interessati. Con questa organizzazione, ad esempio, il glossario può essere aggiornato da chi di dovere direttamente nel classificatore, easydesk eviterà che le attività di aggiornamento si accavallino causando perdita di alcune delle modifiche; inoltre i file saranno spostati da classificatore a classificatore man mano che vengono lavorati, senza duplicazioni (a parte le copie di back-up automaticamente prodotte da easydesk) passando dal classificatore di un certo traduttore, a quello del revisore incaricato di rivedere quel file, e così via, sino a confluire nel classificatore dei file “pronti”. Rispetto all’utilizzo di e-mail, per i progetti di traduzioni, easydesk consente enormi vantaggi in termini di semplicità e garanzia del lavoro svolto, senza considerare il tempo ed il costo risparmiati, ad esempio, potendo parlare liberamente anche tra più di due persone (rispetto alla necessità di fare numerose telefonate) ovvero potendo pubblicare sulla bacheca specifiche di progetto che tutti trovano sempre nell’ultima versione quando ne hanno bisogno (rispetto all’invio continuo di mail di aggiornamento e l’ansia di non sapere con certezza quale versione stiano usando i programmatori).