L'argomento privacy torna ad essere attuale e rilevante per l'imprenditoria italiana. Il decreto D.lgs 196/03 impone infatti ad aziende, professionisti e PA nuove norme nell'ambito del trattamento dati. Sono previste multe salate per i trasgressori, per non incorrere in tali sanzioni il trattamento dei dati deve avvenire nel rispetto di certi parametri minimi di sicurezza (password, sistemi antintrusione, antivirus, copie di backup, allarmi, stabilizzatori di corrente, armadi chiusi a chiave ed ignifughi, accesso selezionato ai locali…) e deve essere certificato dal DPS. Il Documento Programmatico sulla Sicurezza è un rapporto sulla privacy che l'azienda è tenuta a compilare e a stampare con cadenza annuale: all'interno del Documento Programmatico sulla Sicurezza devono essere inserite informazioni sull'amministrazione, sui sistemi informatici e sui permessi di accesso ai dati. A prima vista la compilazione del Documento Programmatico sulla Sicurezza può sembrare complicata, soprattutto se non si possiedono le dovute conoscenze in ambito di privacy informatica. In questi casi ci si può affidare ad una consulenza, ma esiste anche un'altra soluzione: sono già stati sviluppati dei software in grado di facilitare notevolmente la redazione del Documento Programmatico sulla Sicurezza, rendendone così agevole la compilazione anche a chi, in un primo momento, non sapeva proprio dove mettere le mani. Per spiegare meglio le funzionalità di questi programmi, prendiamo l'esempio del software Privacy Xp:
Inserendo la categoria economica di appartenenza (professionista, azienda, cooperativa, ente pubblico, etc.) il software definisce in automatico un percorso guidato che permette di identificare le banche dati utilizzate, le misure minime di sicurezza da applicare e di compilare il Documento Programmatico sulla Sicurezza ritagliato sulle specifiche esigenze dell’utente. Dopodichè inizia la fase della raccolta dei dati, la quale avviene attraverso una procedura guidata (Wizard). L'inserimento dei dati è agevole in quanto vengono automaticamente creati dei percorsi personalizzati per individuare tutte le figure previste dal codice (titolari, responsabili, incaricati, etc.), inventariare le banche dati utilizzate, individuare le sedi e gli uffici in cui avviene il trattamento, assegnare i permessi di accesso e le autorizzazioni al trattamento. Terminata la raccolta dei dati, che può avvenire anche importando le anagrafiche direttamente dal gestionale, Privacy XP effettua la stampa di un DPS personalizzato a di tutti i documenti allegati (Lettere di incarico per responsabili e incaricati, con compiti di istruzione per ogni singolo addetto, informative personalizzate per ogni categoria di soggetti interessati, elenco di archivi e delle banche dati utilizzate, analisi dei rischi hardware e software, report dei virus e dei rischi, calendario interattivo degli eventi).
Questo, in sintesi, il funzionamento di Privacy Xp. Il vi software permette di compilare il Documento Programmatico sulla Sicurezza attraverso procedure automatizzate, grazie alle quali in poco tempo avrete pronto non solo il Documento Programmatico sulla Sicurezza, ma anche tutti gli allegati necessari per essere in regola con la nuova normativa. Considerato che il DPS va compilato periodicamente, è altamente consigliato l'acquisto di un software in grado di snellire tali procedure.
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