Quali sono le peculiarità di un trasloco d'ufficio?
La specificità del trasloco d'ufficio è data dai tempi e dai modi d'esecuzione. Alcune operazioni come l'imballaggio e lo smontaggio vengono svolte quando l'ufficio è in attività e, dunque, a contatto con il suo personale. È indispensabile, perciò, quando si procede, adottare piccoli accorgimenti: programmare gli orari delle operazioni in base alla disponibilità degli impiegati cercando di non interferire nel loro lavoro, evitare rumori inutili nell'eseguire le varie operazioni, usare sempre educazione e cortesia nei confronti del personale dell'ufficio.
Quindi, il trasloco d'ufficio in che cosa si differenzia rispetto ad un normale trasloco di abitazione?
Nel trasloco di un ufficio vanno soddisfatte le esigenze e le richieste di più "clienti", non di uno soltanto. Di conseguenza, le differenze rispetto ad un trasloco di abitazione vanno dai tempi necessariamente più brevi per la sua esecuzione alla specificità del mobilio e del materiale da trasportare. Soprattutto "l'omogeneità" del mobilio d'ufficio impone un'attenzione particolare per far si che tutto sia collocato al posto prestabilito e che ogni persona "si ritrovi" con i propri mobili ed accessori.
E' difficile programmare il trasloco di un ufficio?
Nel trasloco di un ufficio anche la programmazione e la realizzazione hanno caratteristiche speciali. Proprio la programmazione, risulta più difficile…
Perché?
Sia perché si deve tener conto delle esigenze e delle disponibilità di più persone che lavorano in un ufficio, sia perché il preavviso per la programmazione e per la successiva realizzazione è estremamente ridotto rispetto ad un trasloco di abitazione. In molti casi, infatti, la definitiva conferma del periodo d'effettuazione del trasloco precedentemente stabilito viene data solo alcuni giorni prima della data di inizio perché ci deve essere da parte del committente la sicurezza che tutto sia pronto nella nuova sede, soprattutto per gli impianti di rete PC e per le linee telefoniche. Per questa ragione, nel trasferimento di uffici le prime cose ad essere movimentate sono i PC e i telefoni, per dar modo ai tecnici che tutto funzioni.
In genere, quando viene realizzato un trasloco di un ufficio?
In genere, all'interno dei normali orari di lavoro dell'ufficio.
Se l'ufficio non può permettersi di rallentare o sospendere la propria attività, il trasloco viene effettuato in orari notturni o in giorni festivi, e naturalmente, i costi in questo caso aumentano.
E per le grandi aziende, come procedete?
Nelle grandi aziende, dove la realizzazione del trasloco richiede più giorni, la programmazione risulta ancor più determinante per un'esecuzione poco invasiva e, nello stesso tempo, per poter risparmiare, dove possibile, sugli orari di lavoro. Con un referente dell'azienda viene programmato un ordine di trasferimento degli uffici, a reparto o piano, in base a quelli che possono essere movimentati in normali orari di lavoro, notturni o giorni festivi.
E l'imballaggio degli archivi? Credo sia un'operazione problematica…
Abbastanza. Sia l'imballaggio che la successiva risistemazione degli archivi sono attività molto delicate, tenuto conto che si tratta di documentazione…
Immagino…Come viene effettuato?
Bisogna innanzitutto avere conoscenza di come è strutturato un sistema di archiviazione: cronologico, alfabetico, d'argomento oppure una combinazione di uno degli stessi . In base al sistema adottato dal cliente si procede all'imballaggio dell'archivio, prestando molta attenzione nel riportare sull'etichetta ciò che viene inscatolato. Numeriamo ogni scatola in ordine progressivo di riempimento, così quando viene effettuato il successivo scarico del materiale imballato, lo stesso viene  posizionato in ordine numerico dal 1° a seguire.  Facendo riferimento alla nostra numerazione, la persona addetta all'archivio si troverà in ordine il materiale da ricollocare, leggendo sull'etichetta il contenuto, senza perdere tempo a cercare.
Scrivanie, sedie, poltrone: come fate a sapere di chi sono e dove vanno ricollocate?
Una problematica che si incontra abbastanza frequentemente in un trasloco di un ufficio è l'omogeneità degli arredi e delle apparecchiature informatiche, poiché, naturalmente, ogni parte del mobilio e dei PC deve tornare al legittimo proprietario. Per risolvere il problema utilizziamo delle etichette autoadesive rimovibili che riportano varie indicazioni: nominativo, numero di stanza, piano di provenienza. Per le scatole, viene indicato anche cosa contengono. La nuova disposizione del mobilio e delle postazioni lavorative ci viene illustrata su piantina topografica Un nostro responsabile operativo controllerà il posizionamento nella nuova sede. In base alla cartina ricevuta, ogni mobile, accessorio, apparecchiatura, scatola etichettata viene collocata al proprio posto.
Può fornirci delle cifre, anche solo orientative, sul costo di un trasloco d'ufficio?
Non è possibile dare un'indicazione di prezzo senza un sopralluogo, che facciamo gratuitamente e che non impegna affatto il cliente. Come è emerso da quanto detto finora, i fattori che incidono sul prezzo del trasloco sono molteplici ed ogni volta diversificati nella specificità dell'ufficio su cui si deve intervenire, caratteristica che, senza dubbio, vale anche per i traslochi d'abitazione.
Ci può, allora,  precisare quali sono i fattori che fanno salire il prezzo?
I fattori che incidono sui preventivi sono numerosi: quantità e tipologia del materiale da traslocare, numero e tipologia di mobili da smontare e rimontare, piani di carico e scarico, difficoltà di accesso ai luoghi del trasloco, possibilità di utilizzo di autoelevatore, mobilio pesante come casseforti o armadi blindati, operazioni complementari al trasloco come l'imballaggio ed il montaggio dei lampadari ed accessori vari… Non ultimo, se il trasloco dovrà essere effettuato in orari notturni o giorni lavorativi.
E se un'impresa, uno studio volesse risparmiare, che cosa dovrebbe fare?
Per poter risparmiare, uno studio o un'impresa dovrebbero poter far svolgere attività come l'imballaggio, l'etichettatura, il disimballo al proprio personale interno, o poter evitare di far effettuare il trasloco in orari notturni o giorni festivi. Se poi vi occorrono ulteriori informazioni per effettuare il vostro trasloco di ufficio, potete collegarvi a:
http://www.salvatori-traslochi.it/traslochi-uffici.htm