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La famigerata “privacy”, ovvero la protezione dei dati personali, è un tema assai ricorrente negli ultimi tempi, specialmente nel settore del business. Molte aziende vedono le norme contenute nel Decreto Legislativo n° 196 del 2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali, appunto la Legge sulla Privacy) come l’ennesima perdita di tempo e denaro. In realtà, anche da una legge apparentemente ‘scomoda’, come la Legge sulla Privacy, possono venir fuori dei risvolti favorevoli per la vostra azienda, dal momento che avrete la possibilità di accertarvi del corretto svolgimento delle strutture operative e dell’attività dei dipendenti.
Molto spesso si tende a ricondurre l’adeguamento alla Legge sulla Privacy alla redazione del “DPS”, il ben noto Documento Programmatico sulla Sicurezza, che obbliga l’azienda ad attestare con una precisa documentazione il rispetto della legge in vigore; nei fatti, invece, pur costituendo quest’ultimo un adempimento importante, esso rappresenta solo la fase terminale del processo di adeguamento.
Prima di giungere alla redazione del DPS, infatti, occorre effettuare un’analisi molto dettagliata della realtà operativa dell’azienda, assicurandosi che tutti gli aspetti dell’attività siano inquadrati correttamente e che siano perfettamente in regola. Bisogna inoltre considerare il fatto che ad oggi molte attività che implicano il trattamento dei dati personali sono delegate dall’azienda a soggetti esterni: si pensi per esempio al consulente del lavoro che prepara le buste paga per i dipendenti, allo studio medico che effettua le visite in ottemperanza delle norme sulla sicurezza dei lavoratori, al professionista che tratta tutti i dati contabili dell’azienda, alla società che effettua la manutenzione della rete informatica, ecc.
Ognuno di questi soggetti tratta dati di cui l’azienda è “titolare” ai sensi del Codice della Privacy e, dunque, è compito dell’azienda stessa verificare che siano adottate tutte le misure necessarie (eventuale notifica al Garante, nomine dei responsabili e degli incaricati del trattamento, rispetto delle misure di sicurezza) a garantire la tutela dei dati.
Il quadro, dunque, è molto articolato e presenta caratteristiche peculiari che richiedono un attento esame da parte di un consulente esperto, che sia in grado di guidare l’azienda nel percorso che la porterà a mettersi in regola e, soprattutto, a poter gestire autonomamente tutte le problematiche che si dovessero presentare in seguito .
Oltre ad adottare le misure di sicurezza fisiche ed informatiche (tra le quali anche il Documento Programmatico sulla Sicurezza), per gestire con efficacia la questione “privacy” l’azienda, tramite una consulenza, viene messa in grado di affrontare adeguatamente le proprie evoluzioni in termini di personale, di infrastrutture informatiche, nonché di gestire le eventuali richieste di accesso ai dati personali da parte degli interessati al trattamento dei dati, per evitare di incorrere nelle sanzioni previste dal D.Lgs. 196 del 2003.
Per quanto concerne i termini di scadenza per adempire agli obblighi della legge, è necessario ricordare che la proroga (al 31 marzo 2006), contenuta nel decreto del 30 dicembre scorso, riguarda l’adozione delle nuove misure minime introdotte dal codice della privacy (tra le quali anche il DPS), e che tuttavia tutti gli altri adempimenti (informativa, consenso, nomine dei responsabili e degli incaricati, notifica al garante, ecc.) sono già in vigore da tempo. E’ opportuno ricordare, infine, che il mancato adeguamento alla normativa può comportare severe sanzioni.
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